Per motius de feina tenia la necessitat d’obtenir una llista a partir de les dades en format Excel que ens extreu l’ERP de l’empresa. Com que Microsoft Office no és una aplicació que toqui massa he hagut de mirar-m’ho ja que tenia una sèrie de requeriments que no m’eren trivials.
- En un dels arxius evitar registres repetits
- En un altre, agrupar registres per un valor en concret, ordenats alfabèticament
Per realitzar un llistat sempre he utilitzat la funció de Combinar correspondència de Word per obtenir les dades de l’Excel i és el que he fet en ambdós casos, amb les següents particularitats.
1. Evitar registres repetits
Això és una funció que s’ha de realitzar directament a l’Excel i que es troba a Dades » Filtres » Filtre Avançat. Seleccionar les dades i marcar la casella Només registres únics.
Un cop guardades les dades, importar el document Excel amb la funció Combinar correspondència de forma normal.
2. Agrupar registres ordenats alfabèticament
En aquest cas, el primer pas és ordenar alfabèticament per les columnes necessàries. Això també ho podem realitzar directament sobre el full de càlcul d’Excel amb la funció Dades » Ordenar.
El primer valor a ordenar serà l’apartat que agruparà els registres. El segon, si cal, serà segons com volem ordenar els registres que quedin agrupats. Per exemple, si agrupéssim Clients per Província, primer s’ordenaria per Província i després alfabèticament per Clients.
El següent pas és Combinar correspondència a través de Word. Però aqui és quan ens trobem amb el problema d’agrupar els registres a combinar, ja que de la forma bàsica es repetiria a cada registre la Província.
Per fer-ho has d’utilitzar codis de camp que té el word i aquí hi ha un exemple que explica exactament com fer-ho:
http://support.microsoft.com/kb/294686/es#2
Per escriure els parèntesis heu de fer servir CTRL + F9 i podeu mostrar/amagar el codi dels camps de tot el document amb ALT + F9. Podeu trobar més infromació sobre els tipus de camp i modificadors a http://office.microsoft.com/es-es/word-help/CH006104711.aspx
Nota: Els passos a seguir poden variar segons la versió de Microsoft Office. Els explicats corresponen a la versió 2003.
Albert Mañé
Arnau González
